Plancraft für Handwerker: Baustellen, Zeiterfassung und Büroarbeit digital organisieren
Wer im Handwerk arbeitet, kennt das Problem: Tagsüber läuft die Baustelle, abends beginnt das Büro.
Aufmaß übertragen. Angebote schreiben. Arbeitszeiten kontrollieren. Fotos sortieren. Rechnungen erstellen. Mitarbeiter für die nächsten Baustellen einplanen. Und irgendwo dazwischen versucht man noch herauszufinden, ob das letzte Projekt eigentlich so profitabel war wie gedacht.
Gerade bei Bodenbeschichtungen mit Epoxidharz oder Polyurethanharz kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Projekte bestehen aus mehreren Arbeitsschritten und verteilen sich häufig über mehrere Tage. Untergrundvorbereitung, Grundierung, Beschichtung, Gestaltung, Aushärtung und Versiegelung müssen sauber geplant und dokumentiert werden.
Genau hier setzt unser Partner plancraft an.
plancraft ist eine speziell für Handwerksbetriebe entwickelte Software, die Büro und Baustelle miteinander verbindet. Angebote und Rechnungen, Arbeitszeiten, Projektplanung, Baudokumentation, Kommunikation und Nachkalkulation laufen innerhalb einer gemeinsamen Plattform zusammen. Die mobile App bringt die wichtigsten Funktionen zusätzlich direkt auf die Baustelle.
Für die Pure Resin Community ist das besonders spannend: Wer professionell Böden beschichtet, braucht nicht nur gute Materialien und saubere Verarbeitung. Mit zunehmender Anzahl an Kunden, Mitarbeitern und parallelen Baustellen werden auch Organisation, Dokumentation und Kalkulation immer wichtiger.
Was ist plancraft?
plancraft ist eine Handwerkersoftware, die 2020 gegründet wurde. Das Unternehmen verfolgt die Mission „Weniger Büro, mehr Handwerk“ und beschreibt seine langfristige Vision als digitales Betriebssystem für das europäische Handwerk. Der erste Handwerksbetrieb führte die Software bereits im Juni 2020 ein; inzwischen ist das Unternehmen auf mehr als 150 Mitarbeitende gewachsen.
Der Ansatz unterscheidet sich dabei von einer klassischen Rechnungssoftware.
plancraft begleitet einen Auftrag vom ersten Angebot bis zur Nachkalkulation und verbindet kaufmännische Prozesse mit dem tatsächlichen Geschehen auf der Baustelle.
Zu den Funktionen gehören unter anderem:
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen
- E-Rechnungen
- mobile Zeiterfassung
- digitales Aufmaß
- Projekt- und Einsatzplanung über eine Plantafel
- Baudokumentation
- Nachkalkulation
- projektbasierter Chat
- Projektmappe und Dateiablage
- Materialerfassung
- Abschlagsrechnungen
- DATEV-Export
- GAEB- und DATANORM-Schnittstellen.
Damit entsteht eine zentrale Arbeitsumgebung für viele Aufgaben, die ansonsten über Excel-Tabellen, WhatsApp, Papierordner, Kalender und verschiedene Apps verteilt wären.
Warum plancraft gerade für Bodenbeschichter interessant ist
Ein Bodenbeschichtungsbetrieb funktioniert anders als viele klassische Dienstleistungsunternehmen.
Die eigentliche Leistung entsteht auf der Baustelle.
Gleichzeitig muss aber sehr genau dokumentiert werden, was wann, wo und mit welchem Aufwand durchgeführt wurde.
Bei einem typischen Epoxidharz- oder PU-Boden kann ein Projekt beispielsweise aus folgenden Etappen bestehen:
- Untergrund prüfen
- Fläche schleifen oder fräsen
- absaugen und vorbereiten
- Grundierung aufbringen
- gegebenenfalls Zwischenschliff durchführen
- Beschichtung auftragen
- Design oder Pigmente einarbeiten
- Aushärtungszeit berücksichtigen
- Versiegelung aufbringen
- Fläche übergeben
Dazwischen liegen möglicherweise ein oder mehrere Tage.
Mitarbeiter wechseln.
Material wird nachgekauft.
Fotos werden gemacht.
Zusätzliche Arbeiten entstehen.
Und plötzlich reicht eine WhatsApp-Gruppe mit ein paar Bildern nicht mehr aus.
Hier kann eine projektbezogene Software einen echten Unterschied machen.
Angebote und Rechnungen direkt im Projekt erstellen
Zu einem professionellen Handwerksbetrieb gehört eine saubere kaufmännische Abwicklung.
plancraft ermöglicht die Erstellung von Angeboten und Rechnungen über eine Drag-and-Drop-Oberfläche. Dokumente können anschließend direkt aus der Software an den Kunden versendet werden. Außerdem lassen sich unter anderem individuelle Vorlagen, Steuersätze und Nummernkreise verwenden.
Für einen Bodenbeschichter könnte ein Angebot beispielsweise Positionen enthalten wie:
Untergrundvorbereitung
Schleifen und Absaugen der Bestandsfläche
Grundierung
Pure Resin Basic Grundierung inklusive Verarbeitung
Beschichtung
Epoxidharz- oder PU-Beschichtung nach vereinbartem Schichtaufbau
Gestaltung
Pigmente, Metallic-Effekte oder Marmorierung
Versiegelung
matte oder glänzende PU-Versiegelung
So bleibt der gesamte Auftrag strukturiert und nachvollziehbar.
Und wenn das Projekt abgeschlossen ist, kann auf derselben Datenbasis anschließend die Rechnung erstellt werden.
Auch Abschlagsrechnungen sind möglich
Gerade größere Bodenprojekte werden nicht immer erst nach vollständiger Fertigstellung bezahlt.
plancraft unterstützt deshalb sowohl pauschale als auch kumulative Abschlagsrechnungen.
Das kann besonders bei größeren Gewerbeflächen oder länger laufenden Projekten wichtig sein, bei denen Material und Arbeitsleistung bereits während der Ausführung erhebliche Kosten verursachen.
Digitale Zeiterfassung direkt auf der Baustelle
Einer der größten Hebel für eine realistische Projektkalkulation sind Arbeitszeiten.
Denn Materialkosten lassen sich meist relativ einfach feststellen.
Bei der Arbeitszeit wird dagegen schnell geschätzt.
Wie viele Stunden wurden tatsächlich geschliffen?
Wie lange dauerte die Grundierung?
Wie viel Zeit ging für Fahrten drauf?
Wie lange war das Team beim Kunden?
Mit der mobilen Zeiterfassung von plancraft können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt dem jeweiligen Projekt zuordnen. Auch Fahrtzeiten, Pausen, Überstunden, Krankmeldungen oder Schlechtwetterzeiten lassen sich erfassen.
Die Zeiterfassung funktioniert laut plancraft sogar ohne aktive Internetverbindung. Daten werden zwischengespeichert und synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht.
Das ist gerade für Handwerker relevant, die nicht den ganzen Tag in einem Büro mit stabilem WLAN sitzen.
Warum das für deine Kalkulation entscheidend ist
Nehmen wir an, du kalkulierst für eine bestimmte Fläche 20 Arbeitsstunden.
Nach Projektabschluss zeigt die Zeiterfassung jedoch:
28 Stunden.
Dann fehlen acht Stunden in deiner ursprünglichen Kalkulation.
Bei einem einzigen Auftrag fällt das möglicherweise kaum auf.
Wenn sich derselbe Fehler aber jeden Monat wiederholt, kann er einen erheblichen Teil der Marge auffressen.
Digitale Zeiterfassung liefert dir deshalb nicht nur Daten für die Lohnabrechnung.
Sie liefert dir auch Daten für bessere zukünftige Angebote.
Nachkalkulation: Was hat der Boden wirklich gekostet?
Ein Auftrag kann auf dem Papier profitabel aussehen und trotzdem schlechter laufen als erwartet.
Vielleicht wurde mehr Material verbraucht.
Vielleicht dauerte die Vorbereitung länger.
Vielleicht musste ein Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitstag auf die Baustelle.
Mit der Nachkalkulation von plancraft lassen sich tatsächliche Projektkosten den ursprünglichen Kalkulationswerten gegenüberstellen. Dadurch können Handwerksbetriebe Gewinnmargen und Kosten einzelner Projekte besser analysieren.
Für unsere Community ist diese Funktion besonders interessant.
Denn unterschiedliche Untergründe können selbst bei gleicher Quadratmeterzahl völlig unterschiedliche Aufwände verursachen.
20 m² auf einem nahezu perfekten Estrich sind etwas anderes als 20 m² auf einer Fläche mit:
- Altbeschichtung
- Rissen
- Unebenheiten
- Kleberresten
- schwierigen Randbereichen
- zusätzlichem Schleifaufwand.
Wer seine abgeschlossenen Projekte sauber auswertet, kann zukünftige Angebote zunehmend auf echten Erfahrungswerten statt Bauchgefühl aufbauen.
Baustellendokumentation direkt per Smartphone
Bei Epoxidharz- und PU-Böden ist Dokumentation besonders wertvoll.
Vor Beginn der Arbeiten kann beispielsweise der Zustand des Untergrunds fotografiert werden.
Anschließend lassen sich weitere Arbeitsschritte dokumentieren:
Vorbereitung → Grundierung → Beschichtung → Gestaltung → Versiegelung → fertiger Boden
Mit der plancraft App können Fotos direkt auf der Baustelle aufgenommen, dem Projekt hinzugefügt und mit Notizen ergänzt werden. Die Informationen stehen anschließend auch dem Büro zur Verfügung.
Damit liegen Bilder nicht mehr verteilt auf mehreren privaten Smartphones oder irgendwo in einem Messenger-Verlauf.
Sie befinden sich direkt dort, wo sie hingehören:
im jeweiligen Projekt.
Dokumentation kann bei Rückfragen entscheidend sein
Stell dir vor, ein Kunde meldet sich drei Monate später und behauptet, ein bestimmter Bereich des Bodens sei nicht ausreichend vorbereitet worden.
Dann ist es hilfreich, wenn du nicht erst durch deine Fotogalerie scrollen musst.
Stattdessen kannst du nachvollziehen:
Wann wurde gearbeitet?
Wer war auf der Baustelle?
Welche Bilder wurden aufgenommen?
Welche Informationen wurden hinterlegt?
Welche Arbeiten wurden durchgeführt?
Eine gute Dokumentation ersetzt keine fachgerechte Verarbeitung.
Aber sie macht professionelle Arbeit wesentlich nachvollziehbarer.
Projektbasierter Chat statt fünf WhatsApp-Gruppen
Kommunikation ist in vielen Handwerksbetrieben erstaunlich fragmentiert.
Kunde per E-Mail.
Mitarbeiter über WhatsApp.
Bauleiter telefonisch.
Fotos in einer anderen Gruppe.
Materialliste irgendwo in einem privaten Chat.
plancraft verfügt über einen projektbasierten Chat, über den Baustelle und Büro innerhalb des jeweiligen Auftrags kommunizieren können. Nachrichten und relevante Informationen bleiben dadurch dem Projekt zugeordnet.
Das kann beispielsweise so aussehen:
„Untergrund hinten rechts noch feucht.“
„Bitte erst morgen beschichten.“
„Zwei weitere Säcke Material erforderlich.“
„Kunde möchte zusätzlichen Sockelbereich.“
Damit bleibt die Kommunikation dort, wo sie später wieder gebraucht wird.
Projektmappe: Alles zu einem Auftrag an einem Ort
plancraft bezeichnet die Projektmappe als zentralen Sammelort für auftragsbezogene Informationen.
Dort können Kundendaten, Dokumente, Kommunikationsinhalte und weitere Projektinformationen gebündelt werden.
Für einen Bodenbeschichter könnte eine Projektmappe beispielsweise enthalten:
- Kundeninformationen
- Adresse
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Aufmaß
- Materialinformationen
- Baustellenfotos
- Arbeitszeiten
- Chatverlauf
- Lieferscheine
- Abschlagsrechnungen
- Schlussrechnung.
Das reduziert die Frage:
„Wo hatten wir das nochmal gespeichert?“
Projekt- und Einsatzplanung mit der Plantafel
Sobald mehrere Mitarbeiter oder mehrere Baustellen gleichzeitig koordiniert werden müssen, reicht ein normaler Kalender oft nicht mehr aus.
plancraft bietet dafür eine digitale Plantafel.
Damit lässt sich planen, welcher Mitarbeiter beziehungsweise welches Team wann auf welchem Projekt eingesetzt wird. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden in die Planung integriert.
Gerade bei Bodenbeschichtungen ist eine solche Planung sinnvoll, weil Projekte häufig technisch bedingte Pausen enthalten.
Beispielsweise:
Montag: Schleifen + Grundierung
Dienstag: Grundierung / Vorbereitung
Mittwoch: Beschichtung
Donnerstag: Aushärtung
Freitag: Zwischenschliff + Versiegelung
Während eine Schicht aushärtet, kann dasselbe Team möglicherweise bereits ein anderes Projekt vorbereiten.
Eine übersichtliche Einsatzplanung hilft dabei, solche Abläufe sinnvoll zu koordinieren.
Mobiles Aufmaß direkt beim Kunden
Auch das Aufmaß kann mit der plancraft App direkt vor Ort erfasst werden. Die Daten stehen anschließend unmittelbar in der Büroanwendung zur Verfügung.
Für einen Bodenbeschichter bedeutet das:
Du bist beim Kunden.
Du misst die Fläche.
Du dokumentierst Besonderheiten.
Du hinterlegst Informationen zum Projekt.
Und später musst du nicht versuchen, handschriftliche Notizen oder Fotos eines Zettels zu entziffern.
Das kann den Weg vom Ersttermin zum Angebot deutlich strukturierter machen.
Material direkt dem Projekt zuordnen
plancraft bietet ebenfalls Funktionen zur Materialerfassung. Verwendete beziehungsweise eingehende Materialien können projektbezogen dokumentiert werden.
Das kann bei Beschichtungsarbeiten besonders wertvoll sein.
Beispielsweise:
Grundierung: 12 kg
Beschichtung: 45 kg
Pigment: 1,5 kg
Versiegelung: 8 kg
Walzen: 6 Stück
Schleifmittel: 14 Stück
Solche Informationen helfen nicht nur beim aktuellen Auftrag.
Sie können später auch dabei unterstützen, reale Verbrauchswerte für ähnliche Projekte besser einzuschätzen.
Dokumentation von zusätzlichen Arbeiten
Fast jede Baustelle kennt diesen Satz:
„Wenn ihr schon einmal da seid, könnt ihr das hier nicht auch noch machen?“
Das Problem entsteht häufig nicht durch die zusätzliche Arbeit selbst.
Das Problem entsteht, wenn später niemand mehr genau weiß:
Was wurde zusätzlich vereinbart?
Wann wurde es gemacht?
Wie lange hat es gedauert?
Wer hat es beauftragt?
Die mobile Baudokumentation von plancraft ermöglicht das Festhalten zusätzlicher Arbeiten und kundenbezogener Absprachen direkt auf der Baustelle.
Gerade für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe kann das helfen, Leistungen sauberer nachvollziehbar zu machen.
DATEV, GAEB und weitere Schnittstellen
Digitalisierung funktioniert besonders gut, wenn Daten nicht immer wieder manuell übertragen werden müssen.
plancraft bietet verschiedene Schnittstellen und Exporte, darunter unter anderem:
DATEV-Export für die Übergabe von Rechnungen an die Steuerberatung,
GAEB für den Austausch strukturierter Bau- und Ausschreibungsdaten sowie
DATANORM für entsprechende Artikeldaten.
Dadurch kann die Software Teil eines größeren digitalen Betriebsprozesses werden, anstatt als isolierte Einzellösung zu funktionieren.
Plancraft verbindet Baustelle und Büro
Der wahrscheinlich wichtigste Punkt ist nicht eine einzelne Funktion.
Es ist die Verbindung der Informationen.
Ein Mitarbeiter erfasst seine Zeit auf der Baustelle.
Das Büro sieht sie.
Ein Mitarbeiter lädt ein Foto hoch.
Das Büro sieht es.
Eine zusätzliche Leistung wird dokumentiert.
Sie bleibt beim Projekt.
Die Arbeitszeit kann später in die Nachkalkulation einfließen.
Projektinformationen können wiederum für Rechnung und Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. plancraft beschreibt genau diese Verbindung zwischen Baustelle und Büro als einen zentralen Vorteil der mobilen App.
Für wachsende Handwerksbetriebe ist das entscheidend.
Denn irgendwann kann der Geschäftsführer nicht mehr gleichzeitig auf jeder Baustelle sein.
Informationen müssen trotzdem funktionieren.
Ein typisches Beispiel aus der Pure Resin Community
Stell dir einen Bodenbeschichtungsbetrieb mit vier Mitarbeitern vor.
Am Montag startet eine 120-m²-Gewerbefläche.
Das Team schleift den Untergrund und dokumentiert den Zustand direkt in plancraft.
Die Arbeitszeit läuft projektbezogen.
Am Nachmittag werden Bilder der vorbereiteten Fläche hochgeladen.
Am Dienstag erfolgt die Grundierung.
Ein Mitarbeiter dokumentiert Materialverbrauch und Arbeitszeit.
Am Mittwoch wird beschichtet.
Währenddessen plant der Geschäftsführer bereits das nächste Team über die Plantafel für einen anderen Auftrag ein.
Am Donnerstag härtet der Boden aus.
Freitag wird versiegelt.
Nach Abschluss liegen im Projekt:
Auftrag.
Arbeitszeiten.
Bilder.
Materialinformationen.
Kommunikation.
Zusatzarbeiten.
Rechnung.
Jetzt kann der Betrieb prüfen:
Wie viele Stunden wurden tatsächlich benötigt?
Wie viel Material wurde verarbeitet?
Wo gab es Mehraufwand?
Welche Marge blieb übrig?
Beim nächsten vergleichbaren Projekt steht dadurch eine wesentlich bessere Kalkulationsgrundlage zur Verfügung.
Vom Selbstständigen zum strukturierten Handwerksbetrieb
Ein Ein-Mann-Betrieb kann viele Dinge noch im Kopf organisieren.
Drei Mitarbeiter funktionieren vielleicht noch über WhatsApp.
Bei zehn Mitarbeitern sieht es anders aus.
Mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter steigt die Zahl der Abstimmungen.
Mit jeder zusätzlichen Baustelle steigt die Zahl der Informationen.
Und mit jedem zusätzlichen Auftrag steigt das Risiko, dass etwas irgendwo liegen bleibt.
Genau an diesem Punkt wird Software zu einem organisatorischen Werkzeug.
Nicht damit Handwerker mehr Zeit am Computer verbringen.
Sondern damit sie weniger Zeit für vermeidbare Büroarbeit aufwenden müssen.
Das entspricht auch der Mission von plancraft: „Weniger Büro, mehr Handwerk.“
Warum Plancraft zu Pure Resin passt
Pure Resin entwickelt sich zunehmend von einem klassischen Onlineshop zu einer Plattform für Handwerker und Unternehmer.
Natürlich bleiben Produkte ein zentraler Bestandteil.
Epoxidharz.
Polyurethanharz.
Pigmente.
Grundierungen.
Versiegelungen.
Werkzeuge.
Aber ein erfolgreicher Handwerksbetrieb braucht mehr als gutes Material.
Er braucht funktionierende Prozesse.
Deshalb bauen wir unser Netzwerk um Partner aus, die unsere Community bei genau diesen Themen unterstützen.
plancraft passt aus unserer Sicht perfekt dazu.
Wir helfen dir mit den richtigen Materialien für dein Projekt.
plancraft hilft dir dabei, das Projekt organisatorisch und kaufmännisch sauber abzuwickeln.
Für wen ist plancraft besonders interessant?
Die Software kann insbesondere interessant sein für:
- Bodenbeschichter
- Epoxidharz-Verarbeiter
- PU-Boden-Verarbeiter
- Maler und Beschichter
- Ausbauunternehmen
- kleine und mittelständische Handwerksbetriebe
- Betriebe mit mehreren Mitarbeitern
- Unternehmen mit mehreren parallelen Baustellen
- Handwerker, die ihre Zeiterfassung digitalisieren möchten
- Betriebe, die WhatsApp, Excel und Papier reduzieren möchten
- Unternehmen, die ihre Nachkalkulation verbessern möchten.
Auch kleinere Betriebe können davon profitieren, frühzeitig klare digitale Prozesse einzuführen.
Denn es ist meist leichter, ein funktionierendes System mit dem Unternehmen wachsen zu lassen, als später jahrelang gewachsene Zettel-, Excel- und WhatsApp-Strukturen wieder auseinanderzubauen.
Dein Vorteil als Pure Resin Kunde
Durch unsere Partnerschaft mit plancraft erhält die Pure Resin Community einen exklusiven Vorteil:
Du erhältst 10 % Rabatt auf deine erste plancraft-Rechnung.
Damit möchten wir unseren Kunden den Einstieg in eine strukturiertere digitale Projekt- und Betriebsorganisation erleichtern.
Weniger Büro. Mehr Baustelle.
Gute Handwerkssoftware sollte das Handwerk nicht komplizierter machen.
Sie sollte administrative Arbeit reduzieren.
plancraft verbindet dafür Angebot und Rechnung, digitale Zeiterfassung, Baudokumentation, Projektplanung, Kommunikation, Materialerfassung und Nachkalkulation innerhalb eines Systems. Die mobile App sorgt gleichzeitig dafür, dass relevante Informationen direkt dort entstehen können, wo die eigentliche Arbeit stattfindet: auf der Baustelle.
Gerade für Bodenbeschichter sehen wir darin einen großen Vorteil.
Denn wer seine Untergründe dokumentiert, Arbeitszeiten sauber erfasst, Materialverbrauch nachvollzieht und abgeschlossene Projekte nachkalkuliert, kann nicht nur professioneller arbeiten.
Er kann auch sein nächstes Projekt besser planen.
Und genau darum geht es bei unserer Pure Resin Partnerwelt:
bessere Produkte, bessere Prozesse und bessere Voraussetzungen für erfolgreiches Handwerk.